表单信息化怎样“接地气”？

    “画漫画”指导系统设计

    “买个iPad回来，你看不到说明书吧？”曲烽瑞用一句话，概括了本次表单系统开发的“主导思想”：要做“拿过来就能用”，无需培训和说明的系统，就像智能手机的应用一样。

    运维一线员工每天要填写大量表单，巡线时会经过深山林区，也会遭遇雨季，填表单就成了麻烦和负担。基于一线班员的诉求，输电管理所在今年初成立表单应用小组，有多年表单开发应用经验的伦国钦和“IT达人”曲烽瑞成为小组骨干。

    “以往很多系统开发，往往是以书面甚至口头的形式告知开发公司，我们想做个什么系统。若干月后，开发公司按部就班地做个系统出来，内容倒是不缺，可是每张表单、每个模块都单独列出，并没花心思考虑使用者的体验和感受。推广时，有的班员就觉得太繁琐、不好用。”伦国钦说。

    “每次开发都说让一线员工参与提建议，但往往效果一般，因为建议并没有完整地体现在最终成形的系统中。要把他们的想法‘翻译’成开发公司能够听懂的语言，甚至要详细到每个页怎么翻、每个数据怎么填，才能保证做出的系统是我们喜欢的。”曲烽瑞说。

    为了更好地反映班员的需求，曲烽瑞找到了一种原始但有效的办法——“画漫画”：把系统的每个页面有何内容，从哪开始，怎么翻页、颜色、样式等所有要求，都用简笔画的方式画出来给开发公司看，上百张的草图甚至可以连成动画片。“每张图都是和班组成员反复商量过的，他们想怎么用，我们就怎么做。”比如有老员工说字太小看不清，他们就在设计画中把字号加大。

    为了让大家觉得亲切，他们把派工页面做成条块样式，感觉很像以前在写字板上派工。“以前在写字板上派工是贴姓名牌，对应到新系统里，我们设计了可拖动的姓名牌。”每一项设置都按照班组员工最熟悉、最便于操作的方式来开发，确保年纪稍大、对电子产品最不熟悉的人也容易上手。

    系统界面只是第一步，本次表单信息化的最大亮点还在“表单瘦身”。

    充分发挥“电子化的魅力”

    在新系统中，108项表单最终被“简化”为31项。“被简化掉的表单并没有消失，我们充分发挥了电子化的力量，用筛选、隐藏、合并、后台计算等方式进行整合简化，与本次作业无关的内容就看不到。”曲烽瑞介绍说。

    为了让枯燥呆板的表单变得立体聪明，研发小组选择了iPad作为表单信息化系统的终端机，充分利用自动筛选功能，过滤掉与本次作业无关的内容。

    合并也是“瘦身”法宝之一。相近的几条线路通常是一次同时巡线完成，但派工就要“一线一派”，表单也是“一线一张”，填表量翻倍。新系统充分发挥了“合并”的功能，一位员工同时巡几条线，可以合并填表、一并提交，效率提高不少。“上网淘宝时，购物车里有个‘合并付款’的功能，我们就是从那学来的，然后告诉开发公司要做成那样。”开发小组成员将自己上网、玩手机的“用户体验”运用到了开发中。

    之所以在众多平板中选择iPad，是因为“系统更为流畅”，它的诸多功能也在系统开发中得到了应用。比如，班员巡线时，可以利用卫星定位功能校准铁塔的坐标；可以将发现的设备缺陷拍照保存。输电专业日常工作面临的最大问题是设备缺陷和外部隐患，对此，新系统加入了隐患模块，利用系统平台对各数据库中的缺陷数据、隐患数据等进行对比计算，自动生成消缺计划、大修技改库和停电计划等。

    此前很多需要反复录入、分析计算的数据，如今都可以自动生成，这是对一线班员的最大“减负”。同时，每个人的作业时间、路线、进度等也有了数据化的痕迹，让绩效考核更为科学。“我们看到跑步软件有个路程跟踪的功能，把你跑过的路线在卫星地图中画出来，下一步打算引入这个功能，巡线员‘开小差’也能被记录到。”

    “双项目经理”保证沟通与衔接

    曲烽瑞曾经在线路运行部担任过专责，接触表单信息化工作，2012年从管理部门专责岗转到运维班当班长。角色的转变让他明白，表单信息化应用的设计必须使得“现场操作越少越好，表格、翻页越少越好”。

    如今上线的系统版本，与开发之初大不相同。因为开发过程中，几乎每周开发小组都会将收集到的建议通报给开发公司，然后验收最新的版本。至今，输电一线班组一共提出需解决问题143项，开发公司更新后台系统30余次，班长iPad终端更新了5个版本，班员iPad终端更新了11个版本。开发公司的人都说：“从未见过如此高频率的修改。”

    之所以能够在一线班员（应用者）与开发公司（设计者）实现良好沟通，让诉求得以满足，最重要的机制保证就是本次开发引入的“双项目经理制”。即由信息部和业务部门共同派一名经理参与项目管控，并采取周例会制度，反映和解决问题。伦国钦说：“这种工作模式可以让上面知道下面有什么困难，下面也知道有困难找谁，使得沟通更直接更迅速。”

    “双项目经理制”的又一好处，是保证了开发中的系统与公司的信息化要求保持一致，并从生产系统等更高层级角度思考，确保系统开发中预留与其他子系统、母系统以及数据库的对接口，确保衔接到位。实现“自上而下”与“自下而上”的充分融合。

    测试期间，输电部线路运行班员陈有英感慨地说：“以前需要30分钟才能完成的业务表单，现在用5分钟就可以在作业现场完成。不用像以前一样回到单位再次录入，提高工作效率的同时，出错的概率也小了。”

    目前，输电作业表单高级应用工作已完成第一阶段测试，架空线路运维专业测试版已在全所6个巡维站、17个运行班组的85台iPad巡视终端机上开展试用，截至7月中旬，已启用新版表单系统及终端。

    据了解，广州供电局表单信息化工作按照“先试点、后推广”的工作思路，分别选取主配网各三家基层单位开展试点建设，涉及主配网生产、基建、物资、营销四大业务领域，覆盖变电运行、变电检修、继保自动化、输电等专业。2013年该局要实现表单信息化系统单轨上线。其中，输电业务表单系统将于9月1日正式投用，一线减负指日可待。