浅谈楚雄供电局物资管理信息系统推广应用

当今，供电企业物资管理作为生产经营管理的重要组成部份，工作标准和工作要求越来越高，随着精益化管理的推进，业务量剧增，工作中产生的信息量也越来越多。如何有效地对这些信息进行收集、整理和分析，就成为物资管理工作一个新的课题。显然，传统的手工作业已经远远不能满足工作需要。随着计算机技术及网络技术的发展，信息化已经成为当前企业物资管理发展的必然途径，原有的物资管理方式已经很难适应当前信息化时代的要求，物资管理的信息化已经成为一种必然趋势。
自2011年5月以来，南方电网公司开展物资一体化信息系统建设工作，大力推广应用物资管理信息系统，该系统涵盖了网、省、地市、县区4个层级，集成了计划与需求预测、采购与供应商、履约与品质控制、仓储与配送、逆向物流5大核心业务模块。楚雄供电局为确保物资信息化各项建设和推广工作的顺利实施，及时成立了信息系统推进工作小组，在省公司的统一领导下，组织完成了实施准备、数据清理、系统部署、期初数据初始化、业务培训等各个阶段的工作，通过大家的共同努力，2011年9月，物资管理信息系统正式上线试运行。
下面就楚雄供电局在推广应用物资管理信息系统前、后物资管理方面所带来的深刻变化进行一些探讨：
1、物资管理状况及存在的问题
（1）需求计划中的物资名称、计量单位不规范
物资需求部门在上报物资需求计划时，很容易根据自己日常习惯进行填报，没有统一的规范标准，物资的名称、规格型号、计量单位的描述不能做到有效统一，比如：低压电线在报需求计划时，物资名称可填为“布电线”或“铜芯低压电线”，计量单位可填为“米”或“卷”；尽管这些描述都是正确的，可是在整理、统计物资计划，查询、分类计划信息方面存在一定的困难，因描述不同，无法找到同种规格、型号的物资，给查询库存进行利库工作造成诸多不便，下一步物资的入库、出库同样存在一定困难。
（2）资源不能共享，造成了大量的重复劳动
在工作过程中存在大量的重复劳动。例如物资需求计划,物资需求部门要填写一份申请，物资管理计划员接到申请后需编制一份相同内容的采购计划以方便采购员执行，而采购员为了记录计划执行过程，需拷贝物资需求计划和采购计划，这样就导致大家在工作中不停的在电子表格中“粘贴”“复制”，同时产生大量的传输邮件。重复劳动的存在必然导致资源的浪费和效率的低下。
（3）物资管理过程中，信息流通慢
物资系统上线前，物资管理过程中，相关业务节点处理完成后，需要人们通过电话、电子邮件等方式相互传递信息，实现信息在企业内的流通。这一过程需要花费大量的时间，而且信息传递的效果也不是很好。
（4）大部分文件都是手工编制，影响管理质量
在物资管理过程中,会产生大量的单据和文件,如物资需求计划、采购计划、合同、出入库单等。这些都与我们物资管理密切相关的,在内审、外审中为物资管理是否规范提供依据。在使用物资管理系统前,所有的物资需求计划、采购计划都是手工编目归档，我们只是利用电子表格将采购物资所对应的一系列单据和文件的编号保存起来,需要时通过电子表格的查询功能找到编号,再从文件盒中找出归档的相应文件。例如一年的需求计划就有上千张，要从中找出一张来就比较麻烦。
（5）缺乏数据库管理软件，加大了工作量
以前入库单和出库单一般都是手工登录，不仅工作量大，而且库存的实时性得不到保证，导致实物账与物资账经常不一致,影响了库存查询的准确性。而且一年下来厚厚的几十本，要查找到单据也很困难。还有就是没有数据库软件的支持，需要填报各种报表，填报月报表常常需要几天，费时费力不说，还容易出错。
2、物资管理信息系统上线带来全新变化
（1）物资计划以编码为统一的检索标准
以统一的物资编码贯穿主线，上报物资需求计划时，同种设备、材料的物资编码只有一个，只要找到对应的编码，设备、材料的输入就可以选择同种型号、同种技术参数、统一标准的物资，便于及时、准确地上报，保证物资计划的统计、分类、查询信息方面快速、便捷。
（2）物资管理系统的应用，实现信息资源的共享
物资管理系统的应用使相关的信息按照物资流程进行流动，这样不仅可以保证物资采购过程的规范化，还可以实现物资资源信息的共享，并对各种信息进行有效地控制和统计。物资需求部门可以通过查询了解物资的库存情况以及物资采购的实际进程，相应的领导可以通过查询物资情况，了解相关部门的实际生产情况。使我们的工作更加有序化、透明化、人性化。
（3）加快物资信息的流通，实现数据信息的实时性
各种信息处理结果可以立即在信息系统中显示出来。比方说当入库或发料信息到达仓库时，只需要相应的仓管员通过信息系统进行简单的操作就可以使这一信息立即更新到物资管理系统中，从而使各种物资信息的流通变得更加简便。
（4）物资管理质量提高，人力、物力有效减少
物资管理系统的应用提高了物资管理质量，可以把人从大量烦琐、无序、低端的工作中解脱出来，从而使人力去完成对企业更有价值的工作。此外，物资管理的信息化，大大减少了各种物力的使用，比较明显的就是纸张的使用，有效地降低了办公用纸的开销。
（5）实现数据库管理，减少工作量
在物资管理中，物资的库存管理是一项繁琐复杂的工作，通过物资管理系统进行出入库操作，可以时时保证库存物资量随着物资的出入库变化而产生相应的变化，从而保证物资库存的相关信息保持自身的真实性和准确性，并且通过系统可以快速查找相关出入库单据。由于物资管理系统是一款通用性极强的物资管理软件 ,全面反映物资的采购、领用、损耗等情况，同时借助功能强大的查询及报表功能使管理人员能及时、准确地了解所需信息,为企业的决策提供了正确、便捷的支持平台,帮助企业更有效、更全面地管理物资，所以相应的报表也会有所减少。
综上所述，当前物资管理的信息化是企业发展的必然趋势，企业运用物资管理系统，可以有效整合企业信息资源，实现流程统一、操作规范、信息共享，在最大程度减免了相关物资管理人员的工作量，还提高了物资管理工作的质量，使得物资管理工作变得更加细致化、规范化、网络化、精细化以及透明化，这种信息的网络共享性与透明性还可以使得企业的员工更加清楚地了解企业的发展现状，对于鼓动企业工作人员的气势与促进经济发展起到了良好的作用。