企业好协同应用大比拼

2014-07-14 12:52:52 大云网　点击量：评论 (0)

■ 文程丹丹企业信息化发展到今天，我们应该一方面把管理标准与系统固化，用流程来驱动管理；另一方面，用标准化的流程反过来改善组织的制度体系，约束员工的工作方式，手写改为电脑输入，纸质传阅改为网上

■ 文/程丹丹

企业信息化发展到今天，我们应该一方面把管理标准与系统固化，用流程来驱动管理；另一方面，用标准化的流程反过来改善组织的制度体系，约束员工的工作方式，手写改为电脑输入，纸质传阅改为网上传阅，计划和任务都改为电脑自动生成……我们的确需要一种先进的工具来提升企业的管理能力甚至是管理思想。2012年底，记者受邀参与了“协同创造价值——2012年致远软件用户大会暨第二届协同应用大赛全国总决赛”，在桂林“甲天下”的美景中，比赛其实并非要争出孰高孰低，而是各企业的CIO在这个开放的平台上坦诚分享了自己的协同OA应用体验，他们都将协同软件应用到了管理和经营活动的方方面面，并且根据个性化的实际业务需求做出了务实的应用创新。下面就来分享本次大赛中几家具有代表性的公司的协同OA应用亮点。

中国建筑第五工程局有限公司

中国建筑第五工程局有限公司（简称中建五局）1.4万余员工分布在全国的各地区以及国外，怎么能够让公司实现扁平化管理？这样一个老国企，信息化起步较晚，水平较低，如何着手？中建五局最先规划和实施了协同OA系统，从日常管理的流程入手，全员参与，用协同实现了企业的“零边界”。

集成效果：实现主数据集成。中建五局起步晚、起点低，所以首先要做的就是主数据的管理，主数据从人力资源部门而来，一旦有人员调动，就牵涉到系统账号问题。所以，中建五局全部的应用系统只有一套组织、一套用户，其信息中心不管账号、不管人员，协同OA系统中只有一套组织，所有的待办事项都在门户进行处理，与ERP进行高度的主数据的协同。

表单效果：自动量化绩效。中建五局的表单应用，以2012年10月为例，局机关梳理流程92条，公司流程806条，月表单发起4067份。在没用协同OA之前，项目负责人在外面跑了一年，回来后拿着一本台账，这样的工作很难量化。而现在，公司可以通过表单来统计一年以来总共产生了多少流程，系统可以自动统计到每个人的工作量，所有台账都是系统自动生成的，设有多种查询渠道，既准又快。

协同效果：沟通透明化。协同主要是用于企业内部的沟通，邮件是与外部的交流，中建五局在规划时就是如此定位。协同OA的应用更加专业化，可以跟踪、可以加标签，可以随时看到对任何人发起的相关事项，对方是否查看、有无处理，真正实现了企业的透明化管理。

会议效果：会议自动提醒。之前，会议通知经常打电话或发邮件告知，现在，中建五局的大小会议都会通过发协同来告知，查看与否，参加与否都可一目了然，也避免了责任推卸，而且，参会人员还可以在表单里查找会议内容涉及的相关材料。

广州珠江啤酒集团有限公司

广州珠江啤酒集团有限公司（简称珠江啤酒）的信息化建设几乎覆盖了所有的业务，协同OA系统的建立，改变了企业原有的行为模式，是全员参与的一场革命。

把知识沉淀下来——

协同OA系统掌握着公司的核心资源，记录员工日常工作的习惯和经验，融合和传递着珠江啤酒的企业文化，用协同OA系统进行知识积累，共享创新，为新员工快速交接和跟进打下了良好的基础，业务知识的共享与传承，避免了因核心人才流失对企业造成的损失。

和所有企业一样，珠江啤酒也有很多掌握关键技术、关键资源的员工，没有普及协同OA的时候，可以说公司只拥有员工，而无法获取和保留员工的技术和资源，如果这个员工离职的话，技术和资源就会跟着员工一起流失。而珠江啤酒现在利用协同OA就能很容易地把企业的各种数据和核心资源收集起来。例如，公司的信息部门有6个员工是享受集团关键技术岗位专家待遇的，他们在这个岗位尽职尽责地为企业服务，日常工作中，他们通过协同OA系统进行有效、有序的填写、记录，慢慢把其经验传授给新的员工。协同OA系统实际上可以把这些核心员工的珍贵经验积累沉淀下来，并且提炼再利用，逐步规范和完善。

以前，公司里大多数人在用QQ沟通，不分公事私事，没有流程规范，上线协同OA之后，零乱变为有序，各种数据、信息、资料的价值得到了最大化利用，可以真正保留下来并为公司长远使用。

让制度有效落地——

协同OA系统为业务及办公管理的制度化及规范化提供了有效的监督反馈机制，定制标准流程避免了随意性人为因素的干扰。

在没使用协同OA系统之前，珠江啤酒的很多制度是无法约束到人的，在操作上都有弹性。协同OA系统彻底改变了这种说不清、道不明，无法控制过程，无法考核结果的状况。例如，最普通的单位用车，行政部门会有预算，去一趟机场，会涉及到过桥费、油费、人工费，这些在协同OA系统里面都有预置好的各种数据，时间、路线和费用都清清楚楚，无法作弊。这种有效的监控真正可以让制度落地，如果没有这样的约束，司机当时可以随便打个电话说去哪里都可以，月底办公室结算就会出现油费、过路费超标，借口无数但无法说清楚的情况了。

把各系统协同起来——

珠江啤酒有多个应用系统，财务管理、设备管理、客户关系管理、经销商管理等等，协同OA系统把这些数据统一管理，信息共享。

协同OA系统中表单产生的数据信息通过接口，实现了与其他系统数据的共享，保证了数据来源的一致性，无需手工重复录入。例如，差旅费用的申报，协同OA系统审批完成后数据会自动通过接口，传递到ERP系统的预算报账系统，直接进入到财务系统中。又如用餐单，在系统中由办公室、行政事务部审批后，数据也同时流转到财务系统中，最大程度地保证数据的唯一性，也避免了领导在同一件事、不同系统中的重复审核。

山东京博控股股份有限公司

山东京博控股股份有限公司（简称京博控股）是集科、工、贸于一体、涉足石油化工、精细化工、生物化工、植物纤维、热电联产、艺术文化、物流、贸易等多个产业领域的大型民营企业。对于一个有6500余员工，30余家分支机构的企业来说，京博控股决定先从协同办公系统来进行管理和落地。

表单的归口管理是京博控股OA系统实施的亮点。目前控股集团及其各产业公司各项电子流程共385项，这些流程将制度设置成为模板，供相应权限级别的人员调用，降低制度在执行过程中的变形，规范了企业的管理制度，提高了工作效率。

表单的特色应用1：控股集团及其产业公司合同审核及用印申请单的使用。合同以前都是实行纸质流转，因为涉及的部门较多，合同的审核签字确实非常麻烦，因此，京博控股为控股集团和各产业公司设置了规范化合同流程共计45项，以电子版代替纸面流转，方便高效。

表单的特色应用2：信息技术部服务评价体系的搭建。京博控股的信息技术部门在日常运维过程中其服务没有可评价的依据，而且又无法通过报表直观反馈出来，通过设计服务工单，对其部门的关键数据进行提取，并对工单中关键指标以图形的形式展现在一个页签上，可以通过点击查询按钮，查到相关问题的解决办法，完善运维知识库。

京博控股通过协同这样的柔性流程平台，企业不仅可以完成传统固化流程软件难以实现的灵活业务处理，如报表、会议、项目管理、知识共享等，还可以利用业务平台，传递企业的价值观和行为准则。

三盛地产集团

2008年，三盛地产集团进行了管理变革，从一个单一的公司，变成一家由集团到区域，然后到项目的集团化的公司，正式迈入了集团化管理时代。公司同时也把权责、流程，还有架构重新进行了梳理。

变革后的三盛地产，在快速发展的同时，也面临着一些问题：

第一，跨区域、高增长所带来的管理上的压力；第二，集团化、跨地域带来的管理权责的问题，决策执行的问题；第三，高速发展和保障产品品质间的矛盾，及跨区域的产品质量监督问题；第四，发展扩张过程中知识管理、积累的问题；第五，管理和效率如何平衡是一个难点，也是公司的一个重点。

2009年，三盛地产开始实施协同OA系统，在18个城市的项目里，从管理团队到基层，用了4个月的时间培训、部署。地产行业流程多，审批多，单据多，还有规范多，项目多，人员多，信息多，岗位多，授权多，区域多，这么多的“多”在一起，经验多，也就容易错误多，协同OA系统灵活、协同的特点，适用于房地产行业精细化的管理，也适用于标准化的趋势。

协同OA系统应用亮点：

亮点一：服务核心业务，提升整体实力。协同OA系统改变了员工的传统工作习惯。作为一家地产企业，在项目上，多数工程人员是不会用电脑的，所以信息化的推广是很困难的。三盛地产为了推动协同OA系统的使用，首先，教工程人员怎么去偷菜，然后，教他们怎么打字，怎么用QQ交流，最后，教他们怎样去用协同OA来管理自己的工作。

亮点二：规范业流程，提升协同能力。三盛地产拥有的18个项目都非常分散，公司如何去统一以集团为标准的管理，这是其遇到的一个难点。公司以集中式的管理，将所有的表单、所有审批的流程全部以集团的标准为准，下达到各个区域，各个区域参照这个标准来执行。包括其审批环节，三盛地产在使用协同OA之前，审批是从工程部发起的，还要通过纸质文件，传送项目部，项目部又转送到公司总部，交到资料员处，资料员再传送给各相关部门签署，在整个过程中是没有一个记录和监控的过程，所以在整个协同OA审批实现以后，所有的事项都可以进行追溯。

亮点三：提升绩效管理、完善考核方法。通过表单的形式来进行绩效管理，三盛怎样能把绩效管理变得有据可依，怎么把这些表单，也就是绩效结果变成一个依据，作为年终激励的工具呢？三盛地产月度绩效的整个流程是通过视图和表单的形式体现的，月初填报，通过审核，月中回到自己的手上，到月底的时候回到主管领导那里，考评、存档，整个过程利用表单的灵活性，实现了整个表单考核的过程。

除月度外，三盛地产还有季度绩效表单，这些指标都是评测、打分的依据。另外，三盛地产还推行了“季度访谈”，某个员工某个季度表现怎么样，有哪些缺陷，有哪些问题，在表单上都有体现，这个也是提供给人力资源部门的一个考核、激励的依据，是年终测评的一个重要工具，考评的结果也可以通过各个区域查看。

河南省第二建设集团

河南省第二建设集团（简称河南二建）是以电力施工为主的一个施工企业，下属有28个分公司，四个电力工程部，以及六个建筑承包实体。建筑行业的传统就是粗犷的管理模式，公司的管理模式已经与发展不相匹配，急需新的模式新的方法来提升管理。河南二建提出了要以信息化来提升企业管理的目标，由于公司信息化建设起步较晚，之前只用过单机版的财务软件，几乎是一切从零开始，再加上建筑行业人员素质差距相对较大，所以公司首先选择了协同OA系统来整体在公司推广。系统于2010年元月上线，使用时间虽不长却达到了很好的效果，各部门的管理都有了明显的改善。

1.应用关联项目，建立业务系统小空间。

河南二建对于业务的垂直管理很到位，其业务空间，除了常用的单位空间、集团空间外，还通过关联项目，为分属不同部门、不同单位但属于同一项目业务的人员建立了专属的空间，项目成员可在此空间内发布项目文档、通知、讨论等内容，方便项目组成员专注于自己的领域，达到特定范围内迅速发布信息、业务文档随时可查的效果。

2.通过知识平台，打造全面知识库。

在协同OA系统中，河南二建把知识文档作为随身知识库来打造。各业务系统都会以集团文档的形式，将集团的各类规章、制度，以及项目施工过程中可能需要查询的建筑架构图、施工规范、行业标准等以知识文档的形式集中发布在特定位置，在项目上的员工可以随时登录查看，为偏远地区项目的工作提供了便利。

3.表单的财务应用，报销单直接归档。

河南二建对表单的应用重点在财务上，在协同OA系统中报销单的金额会自动计算生成，自动转换大写金额，避免计算错误，最终直接归档作凭证之用。报销单除了相应需要填写的内容外，还需要贴票据，财务再进行存档，公司专门在表单上设计粘贴票据的预留区域，表单审批流程完成后，可以直接交给财务作为凭证归档。

4.项目人员不固定，以组的方式灵活设置。

在制造业等行业的岗位一般比较固定，工作职责也相对固定。但是河南二建作为建筑企业，对项目人员的管控相对是比较松散的，而且项目人员的分工往往追求精简最大化，经常出现一人兼多职，一岗有多人等情况。那么，例如在《付款申请表》的审批环节，有的项目是由项目经理审批，有的则是由项目执行经理审批，还有的是由项目副经理审批。在这样一种非常不固定的情况下，公司会在系统中建一个项目组，把有可能涉及到的人员全部纳入其中，审批时可以直接在组里选择，从而保证了在项目组中产生的审批表单可以在全公司大系统中通用和有效。

5.合同评审表单，加快审批时间。

建筑项目上购买材料的时效性是非常强的，当时签合同的价格，和一小时以后签合同的价格就很有可能不一样了。所以，河南二建对合同审批的时效性要求十分严格，在流程的审批环节会设置流程期限，以及到期提醒。协同OA系统中的各类合同评审表，使合同传阅、审批的过程变得简单、迅速，各审批人通过表单附件查看合同电子版，在表单中签署意见，一份合同从发起到审批完成由之前以天为单位到现在的以小时为单位，大大提升了合同管理部门的工作效率。

6.施工组织设计方案的异地审批。

一个大型工程项目开工以后，最重要的就是施工组织的设计方案，甲方及监理单位严格审批后，乙方签字才能进行施工。河南二建之前往往是把方案拿回总部，签批完成后再将方案拿到项目处开工。现在，公司在协同OA系统里面专门设置了一个审批页，并要求上报单位将施工组织设计方案的电子版作为附件。在审批页审批签字后，项目上即可展示总工签字的施工组织方案，工作人员打印后就可以直接报给甲方及监理单位。

7.表单的自动触发。

公司的ERP建账表单审批通过后，需要填写模块开启申请表单，但是这个环节并不是要马上填写，而且两个表单一个是ERP系统，一个是协同OA系统，当需要填写时，仅依靠表单通知发起人也有可能错过一些审批环节。河南二建在第一个表单中设置了自动触发环节，当第一个表单通过ERP建账审批流程之后，会自动触发第二个表单，OA系统中发起人就会收到一个待办事项，这样就避免了遗漏的发生。

东北工业集团有限公司

东北工业集团有限公司属汽车零部件行业，2006年开始推广使用协同OA系统，2011年更新系统时，他们首先想到的就是通过多维空间的应用使管理者和员工能够更直接、更快速地开展相关业务的工作。多层次、多维度、多视角、全方位的空间栏目设置，各类信息的直观展现，是东北工业集团的协同OA应用亮点。

个人空间——

个人空间是根据使用者的办公特点进行规划的，东北工业集团按照职务级别的不同分别设立了领导个人空间和员工个人空间。

领导个人空间设置使领导登录OA系统之后直接看到的是需要及时处理的事项，可以一目了然。同时系统还将领导个人空间进行了“个性化”设计，将需要及时处理审批的和不需要马上处理的任务进行区分，功能上也进行了区分处理，按权限将事项/公文进行了“待审”和“已办”的区分，方便查找。

领导业务空间——

因为领导接触的信息量较大，如果查找相关事项十分不方便，就会直接影响到决策的效率。领导登录专署的业务空间之后，需要其处理的业务、负责部门的相关信息马上就能展现在页面上。

例如，董事长日常业务主要是资本运营和大型投资项目，包括董事会的决议，那么，根据董事长的业务需求单独设立了董事长空间，里面包含董事会决议、资本运营、投资项目和资金预算。董事长登录OA系统之后，马上就能看到各种分类信息。又如，总经理空间的设置是为了方便总经理及时了解各单位生产情况，集团资金、投资、总经理会、分管部门的情况，及时查阅各种相关文件而设置的，包括各单位的生产月报、合资合作项目、投资项目和资金预算等等。

财务管理空间是专为总会计师特殊订制的，主要用于管控财务风险、查看财务报表及各单位指标完成情况等。质量精益管理是东北工业集团的一项重点工作，质量精益空间为其集团领导所用，方便领导及时了解各单位质量、保密、精细化管理、安全管理、合理化建议等情况，由于涉及到的分管业务比较多，空间按照业务模块来进行显示。

除了上述空间，东北工业集团还在协同OA系统中设立了纪检监察、党委工会、产品研发、技术管理、经营管理、战略市场等约20个空间，这些空间的设置，为领导进行工作安排和做出战略决策提供了有力的信息支持。

单位空间——

东北工业集团下面有9家分、子公司，其针对每家分、子公司分别都设立了不同的单位空间，单位空间主要体现各个集团下属企业的制度、文化、价值观等，也包括信息发布等功能。

集团空间——

集团层面所有公司都可以看到这个空间，空间中设置集团动态、领导讲话等项目，使员工能够及时了解集团发展规划及上级精神。其中还加入了行业新闻，可以及时了解行业市场动态情况。

知识库空间——

东北工业集团依靠公文管理建立了一套完整的文档知识库。根据各个公文的不同部门来源，建立不同的公文模板，每个公文包都有完整的公文流程，同时根据其实际应用也建立了一些公文单头。所有的公文都进行了归档管理，从起草、审批到分发全部在协同OA系统中完成。将所有的分子公司、各个部门，包括日常的业务流程、表单审批等都建立健全在知识库里面，这些数据就变成企业知识的一部分被保留下来了。

东北工业集团到目前为止一共建立了一百多个表单，按照其业务分类来进行管理，例如行政、财务、人事、制度等，为了方便领导及员工的操作，他们把这些分类的表单以业务窗口的形式展示在系统界面上，使业务流程一目了然。

通过本次大赛中的协同OA应用实例可以看出，协同OA系统简单实用最关键，决定信息化能否真正落地的往往是那些计算机水平较低的使用者，都说信息化是一把手工程，但信息化落地的关键还是在基层